發(fā)文機關最高人民法院
發(fā)文日期2003年08月26日
時效性現行有效
發(fā)文字號法辦〔2003〕269號
施行日期2003年08月26日
效力級別司法文件
本院各單位：
為了認真貫徹落實院領導加強檔案管理工作的指示，并根據各單位的要求，我們制定了便于各單位內勤、書記員在工作中比照操作的《訴訟檔案收集、整理、立卷、歸檔、借閱的操作程序》，以規(guī)范立卷歸檔的質量標準和時間要求，使最高人民法院機關檔案管理工作規(guī)范化、制度化。現將該規(guī)定印發(fā)給你們，請你們組織本單位內勤、書記員認真學習并參照執(zhí)行。
附：訴訟檔案收集、整理、立卷、歸檔、借閱的操作程序
訴訟檔案是指人民法院在審判活動中形成的辦理完畢后作為檔案保存的各種訴訟文書材料。訴訟案件立案后，即由承辦書記員收集有關本案的各種訴訟文書材料，根據刑事、民事、行政、執(zhí)行、國家賠償等案件類別，按年度、審級、一案一號的原則單獨立卷。為了進一步規(guī)范訴訟檔案歸檔工作，根據《人民法院檔案工作管理規(guī)定》，制訂本操作程序：
一、 收集
文件材料的收集是指從承辦案件開始，按照辦理案件的進程，由書記員著手收集材料。收集材料的原則是齊全完整。
二、 整理
整理包括文件排序、剪裁折疊、去粗取精、譯文和復印。文件排序是指按照程序法的規(guī)定，結合文件形成的先后順序給每份文件定位。剪裁折疊是指對那些不規(guī)范的文件剪裁折疊的過程，使其與規(guī)范性文件大小一致。要求大于規(guī)范性文件的要剪裁或折疊，小于規(guī)范性文件的要加貼襯紙，訂口處有字跡的要加貼襯邊。去粗取精是指對那些與本案無關和重份文件全部剔除，只保留與本案有關的文件的過程。譯文是指對外文材料和少數民族文字材料要譯成中文附后。復印是指對那些沒有正本的文件只能用復印件來代替的特殊情況。另外，對用鉛筆、圓珠筆、純藍、紅墨水書寫的文件也要將復印件附上。
三、 立卷
立卷包括分立正卷和副卷、卷宗封面、卷內目錄、備考表的填寫及裝訂。凡我院辦理的一審、終審、再審、復核審及有實質性改判意見的申訴卷都要分立正卷和副卷。對那些不宜公開、需要保密的材料要立在副卷內，副卷一律不對外查閱。填寫卷內目錄，要按照卷內文件的先后順序，一個文件填寫一個順序號。卷宗封面的填寫，內容一定要齊全，書寫一定要工整。備考表是記錄本案情況的，凡在本案立卷中有需要說明的，一定要在備考表中記錄清楚，立卷人和檢查人必須在備考表中簽名或蓋章，以明確責任。案卷的裝訂必須牢固、整齊、美觀，每本卷的厚度以不超過15毫米為宜（不超過200頁），超過厚度的分冊裝訂，填寫頁碼每冊均從第一頁開始（卷內目錄和備考表不編頁碼）。卷宗裝訂要做到下邊齊右邊齊，三孔一線，裝訂線長度為 180毫米。在卷底裝訂線結扣處粘貼封條，由立卷人簽名或蓋章。
四、 歸檔
歸檔包括案卷收集、質量檢查、目錄登錄和歸檔時間要求。案卷收集是指由庭內勤組織按照集中歸檔的要求，將各合議庭辦理完結的案卷收集集中，按年度、類別、審級分類排序的過程。收集原則主要是齊全，將各合議庭已辦結并應該歸檔的案卷一本不漏的收集起來，按照歸檔要求集中歸檔，合議庭或承辦人個人不能單獨歸檔。質量檢查是指由庭內勤組織書記員對集中起來的案卷逐本檢查，對不符合規(guī)定要求的退給承辦人限期重新整理，待整理合格后再收回來排到應排的位置。目錄登錄是指將收集起來并檢查合格后的案卷按年度、審級、類別和大小號的順序用計算機打出目錄，軟盤與案卷一并交檔案處。質量檢查的內容有：材料是否齊全、文件排列是否按序、正本文件是否蓋章、有無送達回證、卷內目錄填寫是否規(guī)范、卷宗封面填寫是否齊全、有無重份材料、裝訂是否規(guī)范牢固、有無備考表、卷底粘沒粘封條和簽名等。時間要求是指上年辦結的案卷第二年必須歸檔（未辦結的除外）。內勤將以上各項辦完后，由檔案處派人檢查，合格后辦理歸檔手續(xù)，由各庭送到檔案處。
檔案處定期到各立卷單位檢查指導立卷工作，采取各種方式使每位內勤、書記員都熟悉立卷和歸檔工作。案卷接收歸檔后，檔案處要及時檢查排序、制作檢索工具，裝盒上架，以確保歸檔案卷的安全。
五、 調卷
收集和管理檔案的根本目的就是提供利用。各審判庭因辦案需要到檔案處調卷的，要辦理嚴格的調卷手續(xù)。調卷手續(xù)就是填寫調卷卡，一案一卡，調卷人要按照調卷卡上的項目一一填寫清楚，調卷人必須寫明單位和調卷人的全稱，時間要寫明年、月、日，代調人和使用人都必須注明。《人民法院檔案工作管理規(guī)定》規(guī)定調出卷的時間為3個月。超過3個月沒用完的卷必須到檔案處辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限也不能超過3個月。
六、 其他
證物的歸檔，能裝證物袋的裝入證物袋，不能裝的拍成照片入卷。作為證據查考日期的信封，要保留原件，打開展平，加貼襯紙。卷內嚴禁留置金屬物。
