發(fā)文機關國家檔案局
發(fā)文日期2020年12月12日
時效性現(xiàn)行有效
發(fā)文字號國家檔案局令第16號
施行日期2021年06月01日
效力級別部門規(guī)章
《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》已經2020年11月26日國家檔案局局務會議審議通過，現(xiàn)予公布，自2021年6月1日起施行。
局 長 陸國強
2020年12月12日
重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為了加強重大活動和突發(fā)事件檔案科學管理，確保檔案完整、安全與有效利用，更好地服務和推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國突發(fā)事件應對法》等相關法律、法規(guī)，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱重大活動是指在中華人民共和國境內外組織舉辦的，對黨和國家、行業(yè)、地方具有重大意義或者重要國際影響的會議、會展、賽事、紀念、慶典等大型活動；突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或可能造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件。
第三條 本辦法所稱重大活動和突發(fā)事件檔案，是指在舉辦重大活動和應對突發(fā)事件過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第四條 重大活動和突發(fā)事件檔案工作應當遵循統(tǒng)一領導、分級管理、分類實施、統(tǒng)籌協(xié)作的工作原則，維護檔案完整與安全，推動檔案利用與開發(fā)，為經濟社會發(fā)展和突發(fā)事件應對活動提供文獻參考和決策支持。
第五條 各地區(qū)各部門應當加強對重大活動和突發(fā)事件檔案工作組織領導，建立健全工作制度，保證檔案管理做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發(fā)實用有效。
第六條 重大活動和突發(fā)事件檔案的收集、整理、數字化和移交等工作所需經費應當納入活動經費預算或保障措施。檔案主管部門、檔案館開展重大活動和突發(fā)事件檔案工作所需經費列入本級預算。
第七條 重大活動和突發(fā)事件檔案工作應當積極運用新技術、新手段，不斷提升信息化管理水平。
涉及國家秘密的檔案管理應當同時符合保密管理相關規(guī)定。
第二章 工作職責
第八條 檔案主管部門負責本行政區(qū)域內重大活動和突發(fā)事件檔案工作統(tǒng)籌協(xié)調、制度建設，負責建立本行政區(qū)域內重大活動和突發(fā)事件檔案工作清單，對檔案工作進行監(jiān)督和指導。
中央國家機關根據檔案管理需要，在職責范圍內指導本系統(tǒng)的重大活動和突發(fā)事件檔案業(yè)務工作。
第九條 重大活動和突發(fā)事件的辦理或應對部門，或者專門設立的臨時機構（以下統(tǒng)稱責任部門）負責相應檔案的收集、整理和保管，并按規(guī)定向檔案館移交。
縣級以上黨委、政府作為主辦單位的，執(zhí)行單位作為責任部門履行前款規(guī)定的職責。
第十條 檔案館負責分管范圍內重大活動和突發(fā)事件檔案接收征集、集中保管、編研開發(fā)并提供利用。
檔案館可以根據需要，提前介入重大活動和突發(fā)事件檔案工作，并采取拍照、錄音、錄像等方式直接形成重大活動和突發(fā)事件檔案。
第十一條 檔案主管部門、責任部門和檔案館應當建立檔案主管部門統(tǒng)籌協(xié)調、各部門分工負責的工作機制，完善工作情況通報制度，協(xié)同推進重大活動和突發(fā)事件檔案工作。
第十二條 檔案主管部門按照法定職權和程序對重大活動和突發(fā)事件檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，責任部門和檔案館應當配合。
第十三條 對在重大活動和突發(fā)事件檔案工作中做出突出貢獻的單位或者個人，按照國家有關規(guī)定給予表彰、獎勵。單位或個人存在違法違紀行為的，應當由檔案主管部門、有關單位依法依規(guī)予以處理。
第三章 管理要求
第十四條 重大活動和突發(fā)事件檔案工作實行清單管理制度。檔案主管部門應當及時發(fā)布本行政區(qū)域重大活動和突發(fā)事件檔案工作清單，明確年度工作任務（或事項）、責任部門、檔案處置要求等。工作任務（或事項）應當包括但不限于以下內容：
（一）黨的代表大會、人民代表大會、政治協(xié)商會議，國際、國家或區(qū)域級論壇峰會、合作交流會、博覽會、招商引資會、推介洽談會等會議、會展活動；
（二）國際、全國或地區(qū)性綜合性運動會及其他重大杯賽、聯(lián)賽、錦標賽、冠軍賽等賽事活動；
（三）以重大事件、重大紀念日、重要人物為主題的紀念、慶典活動；
（四）自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件應對活動。
第十五條 責任部門應當制定重大活動和突發(fā)事件檔案工作方案，明確檔案工作負責部門和人員，按照工作程序和要求形成歸檔文件材料。采用業(yè)務系統(tǒng)辦理業(yè)務的，業(yè)務系統(tǒng)應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。
第十六條 責任部門應當將重大活動和突發(fā)事件中形成的下列文件材料納入收集范圍，做到應收盡收、應歸盡歸：
（一）領導指示、批示，機構成立及分工文件材料，工作制度、預案、方案、報告、報表、簡報、總結，會議材料，獎懲材料，大事記、宣傳報道，各單位按照分工或職責形成的其他文件材料；
（二）照片、錄音、錄像；
（三）業(yè)務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體信息；
（四）印章、題詞、活動標志、證件、證書、紀念冊、紀念章、獎杯、獎牌、獎章、獎狀、牌匾、錦旗等實物檔案；
（五）其他具有保存利用價值的文件材料。
第十七條 責任部門應當將重大活動和突發(fā)事件文件材料納入本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表統(tǒng)一管理。責任部門為臨時機構的，應當制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經同級檔案主管部門審查同意后施行。
中央國家機關、中央企業(yè)可以針對本系統(tǒng)重大活動和突發(fā)事件，制定本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經國家檔案主管部門審查同意后施行。
第十八條 重大活動和突發(fā)事件檔案按照下列要求確定全宗設置：
（一）責任部門為一個單位的，形成的檔案納入本單位檔案全宗進行管理；
（二）責任部門分為主辦單位、協(xié)辦單位的，形成的檔案納入主辦單位檔案全宗進行管理。存在多個主辦單位或者分主辦、承辦單位的，形成的檔案納入承擔活動主要工作的單位全宗進行管理或者協(xié)商確定；
（三）責任部門為多個單位不分主次、聯(lián)合開展工作的，形成的檔案分別納入各單位全宗進行管理；
（四）責任部門為臨時機構的，形成的檔案納入新設全宗或臨時機構的主管單位全宗進行管理。
檔案全宗設置產生爭議的，由相關單位提交檔案主管部門予以處理。
第十九條 重大活動和突發(fā)事件檔案一般與責任部門履行其他職能形成的檔案進行統(tǒng)一管理，檔案門類劃分、分類方法與全宗內檔案保持一致。確有必要的，可以設立專題進行管理。
第二十條 責任部門應當按照相應門類檔案整理規(guī)則對重大活動和突發(fā)事件文件材料進行組件（卷）、分類、排列、編號和編目等整理工作，并按要求及時歸檔。
重大活動和突發(fā)事件檔案不論是否設立專題進行管理，都應當建立專題目錄。
第二十一條 責任部門應當在重大活動和突發(fā)事件應對工作結束6個月內，向同級檔案主管部門報告檔案工作方案落實情況。
例行性、周期性會議通過年度報告說明有關情況的，可以不再專門做出書面說明。
第二十二條 責任部門應當按照國家有關規(guī)定向檔案館移交重大活動和突發(fā)事件檔案，經檔案館同意，可以提前將檔案交檔案館保管。責任部門為臨時機構的，應當在臨時機構停止工作前向有關主管單位或檔案館移交檔案。
責任部門應當對移交進館檔案進行開放審核，并在移交時附具意見。
第二十三條 檔案館應當按照國家有關規(guī)定接收重大活動和突發(fā)事件檔案，并建立征集制度，通過接受捐獻、購買、代存等方式收集檔案，充實重大活動和突發(fā)事件檔案資源。
第二十四條 責任部門和檔案館應當按照國家有關規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全；采用先進技術，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
第四章 檔案利用與開發(fā)
第二十五條 檔案館和責任部門應當通過編制檢索工具、建立檢索系統(tǒng)、建設信息共享平臺等方式，為重大活動和突發(fā)事件檔案利用創(chuàng)造條件。
檔案館應當通過其網站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄，為檔案利用提供便利。
第二十六條 檔案館應當積極推進利用工作，按照國家規(guī)定向單位或個人提供檔案利用。責任部門利用已移交檔案的，檔案館應當予以優(yōu)先保證。
責任部門保管的檔案對外提供利用的，需經本單位負責人批準。
第二十七條 檔案館開展分管范圍內重大活動和突發(fā)事件檔案專題數據庫建設，責任部門應當配合。責任部門檔案以專題方式進行管理且具備建設條件的，應當開展本系統(tǒng)或本單位檔案專題數據庫建設。
檔案主管部門應當科學規(guī)劃專題數據庫建設工作，推動檔案館和責任部門檔案專題數據庫共建共享共用。
第二十八條 檔案館和責任部門應當加大對重大活動和突發(fā)事件檔案資源開發(fā)力度，通過檔案編研、陳列展覽等形式，充分發(fā)揮檔案價值，并為重大活動和突發(fā)事件應對提供決策參考。
第五章 附 則
第二十九條 本辦法由國家檔案局負責解釋。
第三十條 本辦法自2021年6月1日起施行。
